Development Team

Change font size Increase SizeDecrease SizeReset font to default
eTran Manager® - система за управление на автомобилния парк

Предназначение

Информационната система eTran Manager® 3.0 обхваща цялостно процесите за ефективно управление на автомобилния парк (леки автомобили, камиони, специални автомобили, тежка строителна и минна техника...). Това е управленска информационна система от корпоративен клас, която съчетава в едно разнообразна финансово-счетоводна, техническа и административна информация, както и средства за анализ и планиране.

Информационната система eTran Manager® 3.0 спомага за чувствително намаляване на разходите чрез подобрен контрол и управление, чрез ефективен анализ и планиране. Системата осигурява спазването на действащата нормативна база, регламентираща тези дейности.

Системата решава широк кръг задачи по поддържане на актуална информация за експлоатираните моторни превозни средства, водачи, застраховки, технически прегледи, планирани и реализирани ремонти. Поддържа се оперативна информация за реализираните курсове на автомобилите в страната и чужбина, разходи за гориво-смазочни материали, разходи и пробег на гуми, разходи за ремонти (планирани и аварийни), както и друга обобщена и аналитична информация. Поддържат се различни валути и валутни курсове. Осигурени са разнообразни справки, с критерии които гъвкаво се задават от потребителите. Информацията за поддържаните информационни обекти е взаимообвързана и позволява разнообразни задълбочени анализи, оптимизация и планиране на разходите по автомобили, структурни звена, за периоди, видове разходи и др.

Информационната система eTran Manager® 3.0 е особено ценна за корпоративни клиенти с развита клонова структура – големи фирми и организации от държавна администрация. Анализите и планирането могат да се правят на ниво отдел, дирекция, териториален офис, дъщерна фирма и група фирми.

 

Общо описание на структурата на корпоративна система за управление на автомобилния парк eTran Manager 3.0

 

Информационната система eTran Manager® 3.0 може да се интегрира с други информационни системи (напр. финансово-счетоводни, GPS и ERP), работещи при клиента и негови контрагенти (напр. доставчици на гориво-смазочни материали, автосервизи, резервни части и услуги).

Системата отговоря на високите изисквания, характерни за корпоративната среда:

• Отчитане на особеностите при работата на големи, териториално разпределени организационни структури с голям автомобилен парк и многобройни служители.

• Надеждна работа и при голямо натоварване на системата, възможност за скалируемост и мащабируемост на системата;

• Отвореност, адаптивност. Богати възможности за настройки на операционна, технологична среда и на експлоатационните характеристики на програмната система. Възможности за приложението на различни технологични схеми, специфични за организацията. Гъвкаво дефиниране на дървовидни класификатори и номенклатури;

• Облекчена експлоатация, удобство за работа на потребителите в привична Windows среда;

• Сигурност, защитеност, проследимост на възникналите събития и действията на потребителите с възможност за прецизен одит;

• Гъвкаво дефиниране на потребители, права, роли. Информираност и достъп до функционалност според правомощията;

• Разнообразна справочна дейност, съобразно ролята и правомощията на потребителите.

Изтегляне на брошура за корпоративна информационна система eTran Manager® 3.0 (като PDF файл)

eTran Manager® е запазена търговска марка на ‘План С’ ЕООД, Рег. No 98450/21.07.2017 на Патентното Ведомство на Р. България

‘План С’ ЕООД си запазва правото за изменения в спецификацията и техническите параметри на продуктите без предизвестие.

Основни функции

Поддържане на Регистър ‘Транспортни средства’.

Поддържа се пълна информация за експлоатираните транспортни средства (МПС, ремаркета, строителна механизация ...). Връзка с другите регистри и обекти на системата.

Поддържане на Регистър ‘Водачи’.

Поддържа се пълно досие на всеки водач с необходимата информация за ефективното управление на транспортната дейност, както и нарушения, глоби и поощрения, изплатени на водачите.

Поддържане на Регистър ‘Гуми’ и ‘Операции с гуми’.

Връзка с автомобилите, към които са зачислени, следене на състоянието и пробега на всяка гума. Управление и контрол на ресурсите. Разнообразни справки за състояние, пробег, монтаж и демонтаж на всяка гума.

Поддържане на Регистър ‘Документи за технически прегледи, проверки, сертификати’.

Връзка с регистър ‘Транспортни средства’, справочно-сигнална дейност за валидност на документите и такива с изтичащ срок.

Поддържане на Регистър ‘Застрахователни полици, плащания и щети’.

Връзка с регистър ‘Транспортни средства’ за различните видове застраховки, плащания, добавъци и щети. Сигнална дейност за застраховки с изтичащ срок, графици за плащания и щети по застраховки. Разнообразни справки по полици и щети.

Поддържане на Регистър ‘Лизингови договори’.

Връзка с регистър ‘Транспортни средства’, за различни видове лизингови договори (включително и наем). Сигнална дейност за лизингови договори с изтичащ срок, графици за плащания. Разнообразни справки по договори и плащания.

Поддържане на сканирани копия на различни документи.

Поддържат се копия на застрахователни полици, свидетелства, талони и др. Връзка с другите регистри и обекти, към които съответния документ има отношение.

Разходи, свързани с експлоатацията.

Пълно описание на разходите с възможности за разнообразно групиране на разходите по превозни средства, хронологично, по видове... Работа с различни валути и валутни курсове.

Приходи от извършени транспортни и строителни дейности, анализ на рентабилността.

Пълно описание на приходите с възможности за разнообразно групиране на разходите по превозни средства, хронологично, по видове, обекти, клиенти ... Работа с различни валути и валутни курсове.

Управление на курсове и маршрути.

Управление и контрол на пътни листа, връзки с направените разходи за всеки един пътен лист. Отчитане, контрол и анализ на разходите по транспортни средства, курсове, маршрути, по време, по водачи, по структурни звена. Отчитане и контрол на начални, крайни километри, междинни пунктове, изминати километри с товар и без товар. Отчитане и контрол на изразходеното гориво - начално, крайно количества, различни видове усреднени разходи на гориво. Засичане на разлики между отчетеното от водача, разходи по норма и показанията на бордовите компютри/GPS системата. Отчитане на всички разходи по пътни листи – гориво, различни такси, ремонти ...

Управление на разходни норми и лимити.

Възможност за дефиниране на различни разходни норми и лимити, които се отнасят към конкретно превозно средство или група превозни средства. Възможности за отчитане и анализ на спазването на разходните норми и лимитите.

Планиране и управление на ремонтната дейност.

Планиране и управление на ремонти с възможност за групиране по възли и дейности и хронологични и обобщени справки по превозни средства, групи ремонти, периоди и др. Възможности за планиране на ремонтната дейност за конкретно превозно средства или група превозни средства. Сигнална дейност за наближаващи и просрочени планирани технически мероприятия.

Работа с различни валути и валутни курсове.

Връзка с други информационни системи.

Възможни са различни видове автоматизирани обмени на информация с други информационни системи. Това може да са вътрешни системи на организацията – финансово-счетоводни, ERP системи и др. Също така може да се осъществи връзка за автоматизиран обмен на информация с външни системи на доставчици и клиенти – например автоматично зареждане на всички разходи, които се плащат с карти за безналични разплащания от вериги бензиностанции (OMV, Shell, Петрол, Лукойл …), тяхното разпределяне по транспортни средства, периоди, курсове. По заявка може да се реализират и връзки с други подобни системи.

Разнообразна справочна дейност.

Справки с възможност за задаване от потребителя на критерии и оформление. Изход в разнообразни формати – на екран, във формат CSV, RTF, PDF и др.

Хронологични и обобщени справки за изминатите километри и разхода на гориво по курсове, превозни средства и шофьори.

Обобщени и аналитични справки по курсове, превозни средства и шофьори за извършените разходи и реализираните приходи.

Справки с пивот-таблици и автоматично създаване на различни видове графики.

Система за защита и контрол на достъпа до системата.

Дефиниране и управление на Потребители, Роли, Права за достъп до системата.

Дейности за системна поддръжка.

Гъвкаво дефиниране и поддръжка на номенклатури, архивиране и възстановяване на информацията.

Структура

Информационната система eTran Manager® 3.0 е съвременен програмен продукт, предназначен за многопотребителска, многозадачна работа в мрежова среда и в Интернет.

Системата се изгражда чрез 3-слойна централизирана структура – една централна база данни (DB server), сървер за приложения (application server) и клиентско приложение (client application), което се инсталира еднократно на всеки потребителски компютър.

Достъпът на потребителите до информационните ресурси е контролиран, на базата на потребители с предварително дефинирани роли, права. Достъпът на потребителите може да се осъществява през вътрешна локална мрежа по протокол TCP, възможно e да се организира и отдалечен защитен достъп до системата чрез VPN, или по протокол HTTP/HTTPS през Интернет среда.

Информационната система eTran Manager® 3.0 е базирана върху MS Windows платформа.

Информацията е структурирана и се управлява от Система за Управление на Бази Данни (СУБД) MS SQL Server.

 

Примерна структура на корпоративна система за управление на автомобилния парк eTran Manager 3.0

Информационната система eTran Manager® 3.0 се състои от следните основни компоненти:

• Работни места на потребителите.

На тях еднократно се инсталира клиентско приложение (client application). Осигурени са възможности за автоматично обновяване на клиентското приложение без намесата на системен администратор. В зависимост от правата и достъпа по функционалност предварително са дефинирани Типове работни места и свързани са тях Роли – напр. „Финансово-счетоводен експерт“, „Административно-технически експерт“, „Ръководител“‚ „Администратор на системата“...

• Сървер за приложения (Application Server)

• Сървер (DB Server) с База данни, поддържана от СУБД MS SQL Server

Разделението чрез дефиниране на отделните Типове работни места отразява функциите, характера и особеностите на извършваните дейности, специфични за съответния тип работно място. Също така това разделение отразява отделните Роли, в които влизат отделните потребители на системата и свързаните с тях Права за достъп до информацията и извършваните дейности. Разделението на Роли и Права е съвременен подход при изграждането на информационните системи, който позволява прецизно дефиниране, защита и контрол на достъпа до ресурсите на системата.

Системният администратор може гъвкаво да прецизира достъпа на експертите до определена функционалност и обекти чрез допълнително прецизно дефиниране.

Дефинират се различни нива на достъп за отделните типове потребители, които налагат ограничения относно работата с данните, изпълнението на различните видове дейности, съобразно правомощията и компетентността им.

Сфера на приложение

Информационна система eTran Manager® 3.0 е приложима във всяка организация с голям автомобилен парк. Особено полезна е във фирми с развита клонова структура – държавната и общинската администрация, транспортни, спедиторски компании, строителни фирми, електроразпределителни и ВиК дружества, болници, фирми от минната и добивната промишленост, фирми за дистрибуция на стоки, сервизни организации, корпоративни организации с много клонове в страната и голям автомобилен парк.

Внедряването на информационна система eTran Manager® 3.0 води до следните предимства за организацията:

• Облекчено планиране и повишен контрол върху оперативната дейност на автомобилния парк;

• Подобрен контрол на разходите за гориво и ремонти на всеки автомобил от всеки водач, както и на спазването на разходни норми и лимити;

• Възможност за задълбочени отчети и анализи на разходите, групирани по различни критерии;

• Повишаване на отговорността, качеството на работата и ефективността на водачите на автомобилите и служителите;

• Възможност за пряк и дистанционен одит от страна на ръководството върху работата на служителите, ангажирани с автомобилния парк и отчетността на дейностите;

• Контрол и подобряване на качеството на оперативната дейност на автомобилния парк на организацията и взаимоотношенията с клиентите;

• Контрол на качеството и подобрена отчетност при взаимоотношенията с доставчиците на гориво, материали, резервни части и услуги;

• Повишен контрол върху спазването на нормативната база, регламентираща оперативната дейност на автомобилния парк – наличие и валидност на винетки, застраховки, срокове за периодични технически прегледи, пълномощни и други;

• Работа с разнообразна структурирана информация, както и с приложени оригинали на първични документи в електронен вид;

• Автоматизиран вход на информацията за направени разходи от водачите с карти за безналични плащания;

• Възможност за автоматизиран обмен с други информационни системи – GPS, ERP, финансово-счетоводни и др.

• Възможност за разнообразни справки и анализи.

Технически изисквания

Операционна среда:

Сървер: MS Windows Server 2008 или следваща версия, MS Windows XP, MS Windows Vista, MS Windows 7, MS Windows 8, MS Windows 10.

СУБД: MS SQL Server 2008 или следваща версия.

Работни места: MS Windows XP, Windows Vista, Windows 7, MS Windows 8, MS Windows 10.