Основното предназначение на информационна система eTran Manager e цялостно обхващане на процесите по ефективно управление на автомобилния парк. Това е управленска информационна система, която съчетава в едно разнообразна финансово-счетоводна, техническа и административна информация.
Информационна система eTran Manager дава възможност за цялостен анализ и ефективно управление на експлоатираните автомобили, спомага за намаляване на разходите чрез подобрен контрол и ефективно планиране. Системата осигурява спазването действащата нормативна база, регламентираща тези дейности.
Системата решава широк кръг задачи по поддържане на актуална информация за експлоатираните моторни превозни средства, водачи, застраховки, технически прегледи, планирани и реализирани ремонти. Поддържа се оперативна информация за реализираните курсове на автомобилите, изплатените командировъчни на водачите в страната и чужбина, разходи за гориво-смазочни материали, разходи и пробег на гуми, разходи за ремонти (планирани и аварийни), както и друга обобщена и аналитична информация. Поддържат се разнообразни справки.
Информацията за поддържаните информационни обекти е взаимообвързана и позволява разнообразни задълбочени анализи и оптимизация на разходите по автомобили, водачи, за периоди, маршрути, структурни звена и др.
Информационна система eTran Manager може да се интегрира с други информационни системи (напр. финансово-счетоводни, GPS и ERP), работещи при клиента и негови контрагенти (напр. доставчици на гориво-смазочни материали, автосервизи, резервни части и услуги).
Системата eTran Manager е представител на фамилията eConfidence System ™ *.
Основни функции и организация на системата
• Поддържане на Регистър ‘Транспортни средства’ - МПС, ремаркета... Поддържа се пълна информация за експлоатираните транспортни средства. Връзка с другите регистри и обекти на системата.
• Поддържане на Регистър ‘Водачи’. Поддържане на пълно досие на водача с необходимата информация за ефективното управление на транспортната дейност.
• Поддържане на Регистър ‘Технически прегледи и проверки’. Връзка с регистър ‘Транспортни средства’, справочно-сигнална дейност за валидност на документите и такива с изтичащ срок.
• Поддържане на Регистър ‘Застрахователни полици и винетки’. Връзка с регистър ‘Транспортни средства’, справочно-сигнална дейност за валидност на документите и такива с изтичащ срок.
• Поддържане на сканирани копия на различни документи – застрахователни полици, свидетелства, талони и др. Връзка с другите регистри и обекти, към които съответния документ има отношение.
• Управление на курсове и маршрути. Управление и контрол на пътни листа, връзки с направените разходи за всеки един курс и маршрут. Отчитане, контрол и анализ на разходите по транспортни средства, курсове, маршрути, по време, по водачи. Отчитане и контрол на начални, крайни километри, междинни пунктове, изминати километри с товар и без товар. Отчитане и контрол на изразходеното гориво- начално, крайно количества, различни видове усреднени разходи на гориво. Засичане на разлики между отчетеното от водача и показанията на бордовите компютри и тахографите. Работа с различни валути.
• Управление на финансовите взаимоотношения с водачите. Издаване на командировъчни заповеди, управление и контрол на дадени парични аванси по командировъчни заповеди, отчитане на всички разходи по маршрута – гориво, различни видове такси, ремонти и др. Глоби и поощрения, изплатени на водачите. Работа с различни валути.
• Планиране и управление на ремонтната дейност. Планиране и управление на ремонти с възможност за групиране по възли и дейности и хронологични и обобщени справки по превозни средства, групи ремонти, периоди и др.
• Поддържане на Регистър ‘Гуми’. Връзка с автомобилите, към които са зачислени, следене на състоянието и пробега на всяка гума. Управление и контрол на ресурсите.
• Издаване на фактури за извършени транспортни дейности.
• Връзка с други информационни системи. Възможни са различни видове автоматизирани обмени на информация с други информационни системи. Това може да са вътрешни системи на организацията – финансово-счетоводни, ERP системи и др. Също така може да се осъществи връзка за автоматизиран обмен на информация с външни системи на доставчици и клиенти. Така например е реализирано автоматично зареждане на всички разходи, които се плащат с DKV карта и тяхното разпределяне по транспортни средства, периоди, курсове. По заявка може да се реализират и връзки с други подобни системи.
• Разнообразна справочна дейност. Справки с възможност за задаване от потребителя на критерии и оформление. Изход в разнообразни формати – на екран, във формат XLS, DOC, PDF.
Хронологични и обобщени справки за изминатите км и разхода на гориво по курсове, превозни средства и шофьори.
Обобщени и аналитични справки по курсове, превозни средства и шофьори за извършените разходи и реализираните приходи.
• Система за защита и контрол на достъпа до системата. Дефиниране и управление на Потребители, Роли, Групи, Права за достъп до системата.
• Дейности за системна поддръжка. Поддръжка на номенклатури, архивиране и възстановяване на информацията.
Изтегляне на брошура за информационна система eTran Manager (PDF)
* eConfidence System ™ е запазена търговска марка на ‘План С’ ЕООД, рег. 64445 на Патентното Ведомство на Р. България
‘План С’ ЕООД си запазва правото за изменения в спецификацията и техническите параметри на продуктите без предизвестие.
Информационната система eTran Manager е съвременен програмен продукт, предназначен за многопотребителска, многозадачна работа в мрежова среда.
Информацията е структурирана и се управлява от Система за Управление на Бази Данни (СУБД) MS SQL Server.
Системата за управление на базата данни върху MS Windows платформа. Достъпът на потребителите до информационните ресурси е контролиран, на базата на предварително дефинирани роли, права, групи и потребители. Най-често достъпът на потребителите се осъществява през вътрешната локална мрежа, като е възможно да се организира и отдалечен защитен достъп до системата чрез VPN през Интернет среда.
Информационната система eTran Manager се състои от следните основни компоненти:
• Работно място ‘Експерт’ – достъп до пълната функционалност на системата с изключение на частта за поддръжка на системата и контрол на достъпа.
• Работно място ‘Ръководител’ – осигурява пълен достъп до справочната дейност.
• Работно място ‘Системен Администратор’ – достъп до функционалност за поддръжка на системата и контрол на достъпа.
• База данни, поддържана от СУБД MS SQL Server
Това разделение на отделните работни места отразява функциите, характера и особеностите на извършваните дейности, специфични за съответния тип работно място. Също така това разделение отразява отделните Роли, в които влизат отделните потребители на системата и свързаните с тях Права за достъп до информацията и извършваните дейности. Разделението на Роли и Права за достъп е съвременен подход при изграждането на информационните системи, който позволява прецизно дефиниране, защита и контрол на достъпа до ресурсите на системата.
Системният администратор може гъвкаво да прецизира достъпа на експертите до определена функционалност чрез създаването на подгрупи с ограничени права.
Дефинират се различни нива на достъп за отделните групи потребители, които налагат ограничения относно работата с данните, изпълнението на различните видове дейности съобразно правомощията и компетентността им.
Информационна система eTran Manager е приложима във всяка една организация с голям автомобилен парк – транспортни, спедиторски компании, строителни фирми, електроразпределителни и ВиК дружества, държавната и общинската администрация, болници, фирми от минната и добивната промишленост, фирми за дистрибуция на стоки, сервизни организации, корпоративни организации с много клонове в страната и голям автомобилен парк.
Внедряването на информационна система eTran Manager води до следните предимства за организацията:
• Облекчено планиране и повишен контрол върху оперативната дейност на автомобилния парк;
• Подобрен контрол на разходите за гориво и ремонти на всеки водач и автомобил;
• Възможност за задълбочени отчети и анализи на разходите, групирани по различни критерии;
• Повишаване на отговорността, качеството на работата и ефективността на водачите на автомобилите и служителите;
• Контрол и анализ на ефективността на системата за заплащане и материално стимулиране на служителите;
• Възможност за пряк и дистанционен одит от страна на ръководството върху работата на служителите, ангажирани с автомобилния парк и отчетността на дейностите. Това е особено ценно при организации с развита клонова мрежа и териториално разделени звена;
• Контрол и подобряване на качеството на оперативната дейност на автомобилния парк на организацията и взаимоотношенията с клиентите;
• Контрол на качеството и подобрена отчетност при взаимоотношенията с доставчиците на гориво, материали, резервни части и услуги;
• Повишен контрол върху спазването на нормативната база, регламентираща оперативната дейност на автомобилния парк – наличие и валидност на винетки, застраховки, срокове за периодични технически прегледи, пълномощни и други;
• Работа с разнообразна структурирана информация, както и с приложени оригинали на първични документи в електронен вид;
• Автоматизиран вход на информацията за направени разходи от водачите с DKV карта. Възможно и автоматизирано въвеждане на информацията от други специализирани системи за разплащане;
• Възможност за разнообразни справки и анализи.
Технически изисквания
Операционна среда:
Сървер: MS Windows Server 2003 или следваща версия, MS Windows XP, MS Windows Vista, MS Windows 7
СУБД: MS SQL Server 2005 или следваща версия. Възможна е употребата на безплатната версия MS SQL Server Express.
Работни места: MS Windows XP, Windows Vista, Windows 7
